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Clinch · Organizadores de eventos

Contratos de organización de eventos que aguantan los cambios

Los eventos cambian hasta el último día: baja el aforo, el local cambia sus normas, el patrocinador se retira, la fecha se mueve. Tus honorarios de planificación, el dinero de los proveedores y tu responsabilidad no deberían cambiar con ellos.

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Sin tarjeta. Tu cliente firma desde el móvil, sin necesidad de crear una cuenta.

Los problemas de contrato y de cobro que te vas a encontrar de verdad

01

Un alcance que crece con la lista de invitados

Una cena para 100 personas que se convierte en una conferencia para 300 es otro trabajo distinto. Vincula los honorarios al tamaño y formato del evento, con normas claras para los cambios después de firmar.

02

Contratos con proveedores a tu nombre

Si firmas los contratos con los proveedores, tú respondes del pago si el cliente no paga. Contrata a los proveedores a nombre del cliente, o cobra sus costes por adelantado.

03

Cancelaciones cercanas a la fecha

La mayor parte de la planificación se hace semanas antes del evento. Un calendario de cancelación protege los honorarios que ya has generado.

04

Cosas que escapan al control de cualquiera

Tormentas, huelgas, cierres de locales y normativas sanitarias. Una cláusula de fuerza mayor establece qué ocurre con los honorarios y las fechas cuando el evento no puede celebrarse.

Cómo funciona con Clinch

  1. 1

    Describe el trabajo en una o dos frases: la IA redacta el contrato a partir de una plantilla pensada para tu sector.

  2. 2

    Envía un enlace: tu cliente lo lee y lo firma desde el móvil en unos 30 segundos, sin necesidad de cuenta.

  3. 3

    Cobra el anticipo al firmar y factura el resto desde el mismo sitio.

Plantillas de contrato para empezar

Plantilla de contrato de organización de eventosUn contrato para organizadores de eventos que cubre los servicios de planificación, los contratos con proveedores a nombre del cliente, el presupuesto, la coordinación el día del evento y la cancelación.Plantilla de contrato de servicios para eventosUn contrato para servicios de planificación, coordinación o proveedores de eventos que recoge la fecha del evento, los entregables y la política de cancelación.Plantilla de contrato de cateringUn contrato de catering que cubre menú, número final de comensales, gestión de dietas y alérgenos, personal, horarios de servicio, alquileres y cancelación.Plantilla de contrato de DJUn contrato de servicios de DJ que cubre horarios de la sesión, equipo y suministro eléctrico, horas extra, peticiones de canciones, normas del local y cancelación.Plantilla de Declaración de Trabajo (SOW)Una declaración de trabajo independiente que detalla los entregables, los hitos y los criterios de aceptación de un proyecto concreto.

Cláusulas que merece la pena añadir

Cláusula de anticipoUna cláusula de anticipo no reembolsable para freelance: cuánto, cuándo vence y qué garantiza. Copia el texto y las variantes por oficio.Cláusula de cancelaciónUna cláusula de cancelación para proyectos y reservas freelance: preaviso, importes según la fase y reprogramación.Cláusula de fuerza mayorUna cláusula de fuerza mayor para contratos freelance y de eventos: hechos ajenos a tu control, suspensión y resolución.Cláusula de reembolso de gastosUna cláusula de gastos para freelance: qué costes reembolsa el cliente, umbrales de aprobación y cómo se facturan.Cláusula de pago por hitosUna cláusula de calendario de pagos por hitos: anticipo, pagos vinculados a entregables y fecha de vencimiento de cada uno. Para proyectos freelance de mayor envergadura.Cláusula de limitación de responsabilidadUna cláusula de limitación de responsabilidad para freelances: tope en los honorarios pagados, exclusión de pérdidas indirectas y excepciones.

Herramientas gratuitas

Estimador de costo de proyectoFases y horas dentro, presupuesto con margen y depósito fuera.Calculadora de depósitoElige un depósito, divide el resto en hitos, copia la cláusula.Generador de órdenes de cambioCotiza la solicitud extra, mueve la fecha de entrega, consigue la aprobación por escrito.Email de recordatorio de pagoEducado, firme o final: el recordatorio correcto según el retraso.

¿Comparando herramientas?

Clinch vs HoneyBook para freelanceClinch vs Dubsado para freelanceClinch vs PandaDoc para freelance

Preguntas

¿Deberían los proveedores del evento cobrar a través de mí?

Solo si cobras el dinero primero. Si no, haz que los proveedores contraten directamente con el cliente y mantén tu papel de coordinador.

¿Cuál es un calendario de cancelación justo para eventos?

El anticipo se queda contigo en cualquier momento; un porcentaje creciente de los honorarios vence a medida que se acerca la fecha del evento (por ejemplo, el 50 % a 60 días y el 100 % a 30 días).

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Parte de la plantilla de tu sector, edita lo que quieras y cobra en el momento en que se firme.

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Esto es información general, no asesoramiento legal. Si el trato es de alto riesgo, haz que un abogado revise tu contrato.

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