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Vorlage für einen Virtual-Assistant-Vertrag

Die Arbeit als Virtual Assistant wird meist in monatlichen Stundenkontingenten verkauft. Deshalb muss ein VA-Vertrag diese Stunden planbar machen: Was ist enthalten, verfallen ungenutzte Stunden oder werden sie übertragen, wann bist du erreichbar und wie schnell antwortest du? Außerdem geht es um Vertrauen, denn du bekommst Einblick in Postfach, Kalender und Tools des Auftraggebers. Diese Vorlage regelt Stundenpakete und Mehraufwand, Arbeits- und Reaktionszeiten, den sicheren Zugriff auf Konten (Passwörter niemals im Klartext weitergeben) und was du im Namen des Auftraggebers tun darfst und was nicht.

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Vorlage für einen Virtual-Assistant-Vertrag

Zwischen
Jane Rivera (Rivera Studio)
Und
Alex Chen (Acme Bakery)
Gesamthonorar
2.400,00 €
Anzahlung
720,00 €
Liefertermin
23. November 2026

Dienstleistungen & Stunden

Der Auftragnehmer erbringt virtuelle Assistenten-Dienstleistungen wie in die komplette Neugestaltung der Website von Acme Bakery, einschließlich neuer Startseite, Speisekarten-Seite und Anbindung einer Online-Bestellfunktion beschrieben, innerhalb eines monatlichen Stundenblocks. Die Zeit wird in 15-Minuten-Schritten erfasst und eine Zusammenfassung wird am Ende jeden Monats geteilt. Stunden über dem Block werden nur zum Stundensatz berechnet, nachdem der Auftraggeber diese genehmigt hat. Bis zu 10 % der ungenutzten Stunden werden nur auf den nächsten Monat übertragen; der Rest verfällt.

Verfügbarkeit & Reaktionszeit

Der Auftragnehmer arbeitet während der in die komplette Neugestaltung der Website von Acme Bakery, einschließlich neuer Startseite, Speisekarten-Seite und Anbindung einer Online-Bestellfunktion festgelegten Geschäftszeiten und antwortet auf Nachrichten innerhalb eines Geschäftstages. Dringende Aufgaben außerhalb dieser Zeiten werden nur bearbeitet, wenn dies vorab vereinbart wird.

Konten & Vollmacht

Der Auftraggeber wird über einen Passwort-Manager oder delegierte Benutzerkonten Zugriff gewähren, nicht durch das Versenden von Passwörtern als Klartext. Der Auftragnehmer wird den Zugriff nur für die vereinbarten Aufgaben nutzen und wird ihn bei Beendigung dieser Vereinbarung zurückgeben oder entfernen.

Der Auftragnehmer wird keine Verträge unterzeichnen, Zahlungen vornehmen oder Nachrichten im Namen des Auftraggebers außerhalb der im die komplette Neugestaltung der Website von Acme Bakery, einschließlich neuer Startseite, Speisekarten-Seite und Anbindung einer Online-Bestellfunktion beschriebenen Aufgaben ohne ausdrückliche Zustimmung versenden.

Zahlungsbedingungen

Die Gesamtgebühr für diesen Auftrag beträgt 2.400,00 €. Der monatliche Block wird zu Beginn jeden Monats im Voraus abgerechnet.

Eine Anzahlung von 720,00 € ist fällig, bevor die Arbeit beginnt. Der Restbetrag ist bei Abschluss und Lieferung der endgültigen Arbeit fällig, sofern nicht anders schriftlich vereinbart.

Rechnungen sind innerhalb von 7 Tagen nach Erhalt zahlbar. Verspätete Zahlungen können mit einer monatlichen Verzugsgebühr von 1,5 % anfallen, und die Arbeit kann ausgesetzt werden, bis ausstehende Salden beglichen sind.

Vertraulichkeit

Beide Parteien einigen sich darauf, alle nicht-öffentlichen Geschäfts-, technischen oder Finanzinformationen, die während dieses Projekts ausgetauscht werden, vertraulich zu behandeln und sie nur für den Zweck der Fertigstellung der in die komplette Neugestaltung der Website von Acme Bakery, einschließlich neuer Startseite, Speisekarten-Seite und Anbindung einer Online-Bestellfunktion beschriebenen Arbeit zu nutzen.

Diese Verpflichtung bleibt nach Abschluss oder Beendigung dieser Vereinbarung bestehen und gilt für weitere 2 Jahre.

Beendigung

Jede Partei kann diese Vereinbarung mit 14 Tagen schriftlicher Ankündigung beenden. Falls der Auftraggeber vor Abschluss beendet, wird der Auftragnehmer für alle bis zum Beendigungsdatum abgeschlossenen Arbeiten bezahlt, und die Anzahlung ist nicht rückerstattbar.

Falls der Auftragnehmer beendet, wird jeder Anteil der Anzahlung, der den Wert der bereits abgeschlossenen Arbeit übersteigt, innerhalb von 14 Tagen an den Auftraggeber zurückerstattet.

Haftungsbeschränkung

Die Gesamthaftung des Auftragsnehmers unter dieser Vereinbarung ist auf die vom Auftraggeber gezahlten Gesamtgebühren begrenzt. Keine Partei haftet für indirekte, beiläufige oder Folgeschäden, die sich aus diesem Projekt ergeben.

Status als unabhängiger Auftragnehmer

Der Auftragnehmer ist als unabhängiger Auftragnehmer tätig, nicht als Arbeitnehmer, Partner oder Vertreter des Auftraggebers. Der Auftragnehmer ist für seine eigenen Steuern, Versicherungen und Sozialleistungen verantwortlich und darf andere Projekte während der Laufzeit dieser Vereinbarung annehmen, solange diese nicht den oben genannten Geheimhaltungsverpflichtungen widersprechen.

Anwendbares Recht und Gesamte Vereinbarung

Diese Vereinbarung unterliegt dem in Deutschland geltenden Recht, ohne Rücksicht auf Kollisionsnormen.

Dieses Dokument stellt die gesamte Vereinbarung zwischen den Parteien bezüglich die komplette Neugestaltung der Website von Acme Bakery, einschließlich neuer Startseite, Speisekarten-Seite und Anbindung einer Online-Bestellfunktion dar und ersetzt alle vorherigen Diskussionen oder Angebote. Alle Änderungen müssen schriftlich erfolgen und von beiden Parteien genehmigt werden.

Durch Unterzeichnung unten bestätigen beide Parteien, dass sie die oben genannten Bedingungen gelesen, verstanden und akzeptiert haben.

Häufige Fragen

Werden ungenutzte VA-Stunden übertragen?

Nach dieser Vorlage werden bis zu 10 % für einen Monat übertragen, der Rest verfällt. Das ist ein fairer Kompromiss, der deine Planung verlässlich hält.

Wie sollte ein Auftraggeber Passwörter mit einem Virtual Assistant teilen?

Über einen Passwortmanager oder delegierte Konten. Die Klausel „Konten & Vollmacht“ schließt Passwörter im Klartext aus und verlangt, dass der Zugriff am Ende des Auftrags entfernt wird.

Darf ein Virtual Assistant Zahlungen im Namen des Auftraggebers ausführen?

Nur, wenn es im Leistungsumfang steht oder ausdrücklich genehmigt wurde. Die Vorlage begrenzt deine Befugnisse, damit es keine bösen Überraschungen gibt.

Ist diese Vorlage „Virtual-Assistant-Vertrag“ rechtsverbindlich?

Ja. Mit Clinch eingeholte Unterschriften sind einfache elektronische Signaturen und für übliche Geschäftsverträge nach der EU-Verordnung eIDAS sowie dem US-amerikanischen ESIGN Act gültig. Alle Details findest du auf unserer Seite zur Rechtsgültigkeit.

Kann ich diese Vorlage anpassen?

Jeder Abschnitt lässt sich vor dem Versand bearbeiten: Klauseln hinzufügen, entfernen oder umformulieren und dein Honorar, die Frist und die Angaben der Vertragsparteien eintragen. Gesperrt wird erst, wenn du den Vertrag zur Unterschrift sendest.

Wie sende ich den Vertrag zur Unterschrift?

Klicke auf „Diese Vorlage nutzen“, passe die Details an und sende ihn ab – dein Kunde unterschreibt in etwa 30 Sekunden auf dem Smartphone, ganz ohne eigenes Konto.

Ist das wirklich kostenlos?

Ja – mit jedem Clinch-Konto kannst du Verträge kostenlos versenden (das genaue monatliche Limit steht auf der Preisseite). Zum Start ist keine Kreditkarte nötig.

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